Blogi

Nyt jos koskaan lienee ajankohtaista kirjoittaa hiukan tehostamisesta. Suomi on ennennäkemättömän haasteen edessä, josta olemme nähneet vasta alkusoiton ja kukaan ei osaa sanoa, mihin tämä tulee vielä päättymään tai mihin tässä joudutaan.

Kiina porskuttaa (YLE 19.10.2020) ja Suomi sekä muu Eurooppa taistelee vielä Koronapandemiaa vastaan ilman tietoa tulevasta. Varmaa ainoastaan on, että haasteet eivät tule loppumaan nyt eikä lähitulevaisuudessa.

Tämä asettelu, jos mikä, pakottaa meitä kysymään itseltämme, miten voimme vastata näihin haasteisiin ja pysymään kansainvälisessä kilpailussa mukana. Isoja pelureita vastaan emme pärjää määrässä, mutta laadussa, tuotekehittelyssä ja innovoinnissa meillä on vielä varmasti sananen sanottavana.

Usein törmäämme ajatukseen, että tehokkuuden lisääminen tarkoittaa lisää ns. selkänahasta repimistä. Asia ei kuitenkaan ole näin, vaan päinvastoin. Oikein tehty tehokkuuden lisäys tarkoittaa yksinkertaistettuna vähemmän tehtyä työtä, vähemmän epätietoisuutta ja enemmän vaikuttamisen mahdollisuuksia. Tehostaminen tarkoittaa sitä, että työ kohdistuu paremmin ja oikeisiin asioihin, ajantasainen tieto kulkee osapuolten välillä ja kaikilla on mahdollisuus olla vaikuttamassa yhteisiin asioihin sekä tuomassa kehitysideoita ja ajatuksia esille. Ehkä olisikin kuvaavampaa puhua tehostamisen sijaan työn järkevöittämisestä. Ei nimittäin ole mitään järkeä korjata samaa toistuvaa virhettä kerta toisensa jälkeen, jos se voitaisiin korjata poistamalla juurisyy ja siten estää sen tapahtuminen heti alkuun.

Jotta tähän päästää, niin meidän täytyy tietää mitä kentällä ja varsinaisessa työssä tapahtuu. Tämä taas tarkoittaa käytännössä todellista ja oikein tapahtuvaa seurantaa. Oikein kerätty data kertoo lähes yksiselitteisesti, mikä prosesseissa ei toimi ja mikä aiheuttaa sen pullonkaulat. Siten se myös havainnollistaa koko prosessin hidastumisen ja ylimääräisen säätämisen.

Mittarit käyttöön

Alkuun seurannassa pääsee sillä, että mittaa edes jotain. Sami Pippurin sanoin, mittaa mitä mittaat, kunhan mittaat. Mittaamiseen pätee samat lainalaisuudet kuin kaikkeen muuhunkin jatkuvaan parantamiseen, tee sitä aktiivisesti. Seuraa mittaatko oikeita asioita, kertooko mittaustulokset jotain konkreettista ja yritykselle hyödyllistä. Jos mittausdatasta ei voi päätellä mitään, jotain mittauksessa on muutettava. Parhaiten tehtäviin muutoksiin pääse käsiksi tutkimalla mittausdataa. Seurannassa ja mittauksessa on yleensä aina huomioitava sekä mittauksen kohde, mutta myös mittaaja. Joskus seurattava asia on helppo määrittää, mutta kirjaamiskäytäntö korruptoi tiedon. Joskus taas ollaan päinvastaisessa tilanteessa. On myös täysin mahdollista, että yksi näkyvä ja ilmeinen mittari/asia saattaa peittää alleen jonkin paljon olennaisemman mutta näkymättömämmän asian. Yleensä emme siis alussa tiedä, mitä on järkevää seurata, mutta olennaista ja tärkeintä on aloittaa jostain.

Yksi käytännönläheinen esimerkki tehokkuuden hukkaamisesta on esimerkiksi palaverit ja niiden aloittaminen ja/tai lopettaminen. Jos palaveri alkaa esim. 10 minuuttia myöhässä joka kerta ja aloitusta odottaa kymmenen kaveria, niin odotusajan kertymä kerralle onkin jo 100 minuuttia. Ja tällä kymmenen minuutin myöhästymisellä voi olla myös kerrannaisvaikutuksia päivän muihin asioihin esim. seuraava tapaaminen tai työ myöhästyy tms.  Ja tämä kun toistuu päivittäin/viikoittain, niin puhutaan jo sellaisista tehokkaan työajan menetyksistä (menetettyjä euroja), millä alkaa olla aidosti käytännön merkitystä. Jos siis palaveri aloitettaisiin sovittuna aikana, se ei ole kenenkään selkänahasta pois, vaan odotteluaika olisi voitu käyttää asioihin, mitkä on tehtävä joka tapauksessa. Tehostaminen siis lisäisi aikaa tehdä niitä eikä poistaisi sitä.

Tämä siis vaan yksi esimerkki ja näitä vastaavia on työelämä täynnä. Olennaista on siis aloittaa jostain ja muuttaa asioita pala kerrallaan – pienikin askel riittää. Kun asioita tehdään systemaattisesti koko ajan, voidaan pienilläkin muutoksilla päästä tehokkaisiin ja tuotaviin lopputuloksiin.

 

Blogin kirjoittaja

Samuli Muhonen

Ceriffi 2020 | Tietosuojaseloste