Sisäinen auditointi -kehittämisen tehokeino

Sisäinen auditointi – kehittämisen tehokeino – auttaa vain nautittuna.

Sisäinen auditointi on paljon muutakin kuin standardin vaatima pakollinen harjoitus. Hyvin tehtynä se kertoo, toimiiko johtamisjärjestelmä ja etenkin toiminta käytännössä niin kuin on suunniteltu ja missä olisi vielä parannettavaa.

Auditoinnissa tarkastellaan esimerkiksi prosessien toimivuutta, vastuita, tavoitteiden toteutumista ja sovittujen toimintatapojen noudattamista. Näyttöä kerätään käytännön toiminnasta esimerkiksi haastattelemalla henkilöstöä, havainnoimalla työtä sekä tarkastelemalla dokumentteja ja toteutuneita kirjauksia.

Parhaimmillaan auditointi löytää riskit, poikkeamat ja vaaranpaikat ennen kuin niistä kasvaa suurempia ongelmia. Samalla voidaan tunnistaa hyvin toimivia käytäntöjä sekä kehitysideoita ja ottaa niitä laajemmin käyttöön.

Mitä ISO-standardit edellyttävät?

ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 ja ISO/IEC 27001 edellyttävät sisäisiä auditointeja suunnitelluin väliajoin. Organisaatiolla tulee olla auditointiohjelma, jossa huomioidaan muun muassa auditointien kohteet, menetelmät, vastuut, raportointi sekä aikaisempien auditointien tulokset.

Auditoinnille määritellään laajuus ja kriteerit, ja auditoijat valitaan siten, että auditoinnin objektiivisuus ja puolueettomuus voidaan varmistaa. Tulokset raportoidaan asianmukaiselle johdolle ja auditoinneista säilytetään dokumentoitua tietoa.

Standardiauditointi vai prosessiauditointi?

Molempia kannattaa hyödyntää.
Standardiauditoinnissa tarkastellaan toimintaa standardin vaatimusten kautta: täyttyvätkö vaatimukset ja löytyykö niistä näyttöä käytännön toiminnasta?

Prosessiauditoinnissa lähdetään puolestaan itse tekemisestä. Toimiiko esimerkiksi tilaus–toimitusprosessi niin kuin pitäisi? Kulkeeko tieto myynnistä tuotantoon? Ovatko vastuut selvät? Missä syntyy virheitä, turhaa työtä tai viiveitä?

Fiksusti toteutettuna nämä täydentävät toisiaan. Prosessia auditoitaessa voidaan samalla todentaa siihen liittyvien standardivaatimusten toteutuminen.

Auditoinnit tehokkaasti ShowYourSustainability™-palvelussa

ShowYourSustainability™-palvelussa sekä standardi- että prosessiauditoinnit voidaan suunnitella, toteuttaa ja raportoida samassa ympäristössä.

Auditoinnin aikana havainnot, poikkeamat, kehitysideat ja hyvät käytännöt kirjataan suoraan oikean prosessin tai vaatimuksen yhteyteen. Toimenpiteille voidaan määrittää vastuuhenkilöt ja määräajat, ja eteneminen pysyy näkyvissä. Myös puutteita prosesseissa voidaan muokata ja parannella sisäisen auditoinnin aikana, jolloin haluttu muutos siirtyy varmasti myös prosesseihin.

Tässä on oikeastaan koko homman juju: auditoinnin arvo ei synny raportista vaan siitä, mitä havaintojen jälkeen tapahtuu.

Kun havainnot muuttuvat konkreettisiksi tehtäviksi ja niiden toteutumista seurataan, auditointi kytkeytyy suoraan jatkuvaan parantamiseen. Tuloksia voidaan hyödyntää myös johdon katselmuksissa ja päätettäessä, mihin kehitystyötä seuraavaksi suunnataan.

Näin auditointi ei jää kerran vuodessa tehtäväksi pakkopullaksi, vaan siitä tulee aidosti hyödyllinen johtamisen ja kehittämisen työkalu.

Jos haluat kehittää sisäisen auditoinnin käytäntöjä, ota rohkeasti yhteyttä! Neuvomme ja koulutamme sisäisten auditointien suunnittelua, toteuttamista ja raportointia.