17.4.2016 klo 13:29

Mitä uutta ja ihmeellistä on ISO 9001:2015 auditoinnissa?

Kirjoitan tätä blogia junassa matkalla Loimaalle. On sunnuntai ja kevät odottaa vielä tuloaan. Useimmat blogini ovat syntyneet matkustaessa. Nämä hetket ovat rauhallisia. Viime vuonna tempaisin 2 blogia lennolla Miamiin. Pakko myöntää, mutta kyllähän tämä junan jakkara on ergonomisesti parempi ympäristö kuin lentokoneen ahdas penkki.

No mutta siirrytäänpäs nyt asiaan. Olen toiminut vuokrattuna projektipäällikkönä eli laadun sekatyömiehenä nyt neljässä yrityksessä, jotka on auditoitu ja sertifioitu uusia ISO 9001:2015 ja ISO 14001:2015 standardeja vasten. Kerron tässä muutamia havaintoja siitä, miten auditoijat painottavat asioita. Kahdella yrityksellä on nyt laatusertifikaatti ja kahdella yrityksellä laatusertin lisäksi myös ympäristösertifikaatti. Auditoijatahot ovat olleet VTT Expert Services ja Bureau Veritas.

Tavoitteet, menetelmät ja mittarit

Laadun sekatyömies on innostunut! Auditoinnissa painotetaan aivan oikeasti tätä asiaa. Huudan kovaan ääneen ”JIPPII”. Johdon vastuulla on laatutavoitteiden asettaminen. Johdon vastuulla on myös varmistaa, että asetetut tavoitteet saavutetaan. Kun tämä trendi auditoinnissa säilyy, niin ei ole epäilystäkään, etteikö laatujärjestelmistä tulisi aidosti yrityksen johtamisjärjestelmiä.

Ilokseni huomasin, että parissa auditoinnissa varsinainen sertifiointiauditoinnin päivä alkoi juuri tällä tavoitteiden ja mittareiden osiolla.

Kun tavoitteet ja menetelmät niiden saavuttamiseksi on järkevästi asetettu, niin yhteistä maalia kohti on porukalla helppo taivaltaa. Mittareista nähdään, miten tavoitteen saavuttaminen etenee. Faktoihin perustuen voidaan osoittaa, että laatujärjestelmä on ollut yritykselle kannattava investointi. Itse käytän tavoitteiden asettamiseen tasapainotettua tuloskortistoa eli Balanced scorecardia (BSC). Hienoja sanoja, mutta simppeliä juttua käytännössä. Voit lukea lisää asiasta aikaisemmasta blogistani ”Sitä saat, mitä mittaat”.

Dokumentoitu informaatio

”Laatukäsikirjaa” ei vaadita. Kaikilla minun sparraamilla yrityksillä sellainen on kuitenkin laadittuna. Perustelen päätöstä sillä, että ”laatukäsikirja” on ”selkäranka” dokumentaatiolle ja tuo ison kuvan esille erityisesti uuden henkilön perehdyttämisessä.

Asiakirjat ja tallenteet ovat historiaa. Taas kerran kuljen vastavirtaan tässä asiassa. Olen säilyttänyt termin tallenteet. Parempaakaan sanaa en ole keksinyt. Tallenteet ovat evidenssiä eli todistusaineistoa siitä, että yritys laatii katselmukset, pöytäkirjat ja muistiot tarvittavista asioista. Kaikki nämä tallenteet löytyvät yhdestä paikasta.

Dokumentaation hallinta on auditoinneissa tarkastettu keveästi. Pidän tätä hyvänä suuntauksena. Olen nähnyt vuosien saatossa monta järjestelmää, jotka meinaavat tukehtua hankalaan dokumenttien hyväksyntä- ja versiokäytäntöön. Mielestäni on pelkästään hyvä asia, jos auditoijan katse on liiketoiminnan kokonaisuudessa eikä dokumentaation nippeliasioissa. Tuotekehityksen kelpuutusten ja hyväksyntöjen tallenteet pitää löytyä aukottomasti. Ja näin pitää ollakin.

Riskien tunnistaminen ja toimenpiteet niiden hallintaan

Itse olen vähän pelännyt sitä, että tästä riskienhallinnan rastista tulee kalibrointipöytäkirjan syynäämisen sijaan uusi auditoijien lempilapsi. Pelkoni oli osittain turha. Ympäristöjärjestelmän puolella tämä on kyllä haasteellinen osa-alue. Mutta pidän tätä positiivisena asiana. On tunnustettava, että tässä alueessa on ollut laadun sekatyömiehelläkin oman osaamisen suhteen eniten petrattavaa.

Vaikuttavat ympäristötavoitteet eivät synny ihan kertamietinnällä. Tuotekehitys, alihankinta, logistiikka, tuotteen elinkaari ja materiaalien kierrätettävyys ovat niitä asioita, joista löytyy parannettavaa.

Viestinnän vastuut

Enää ei riitä kuvaukseksi puolivillainen lause tyyliin: ”Yritys viestii laatuasioista monipuolisesti hyödyntäen intranetiä, sähköpostia ja sisäisiä tiedotteita.” Haluan korostaa, että tällä tasolla eivät viestinnän kuvaukset meillä olleet.

Viestintää tulee hoitaa jämäkästi.

”Organisaation on määritettävä laadunhallintajärjestelmän kannalta selkeästi sisäinen ja ulkoinen viestintä, mihin sisältyy se:

a) mistä viestitään

b) milloin viestitään

c) keiden kanssa viestitään

d) kuinka viestitään

e) kuka viestii."

Tämä on niin simppeli asia, että kaupunkilais- tai maalaisjärkeä käyttämällä asia on nopsaan kuvattu.

Itse panostaisin paljon myös epämuodolliseen ja non-verbaaliseen (ei-sanalliseen) viestintään. Johto ja esimiehet voivat viestiä arjessa laadun merkityksestä joka päivä omalla asenteellaan ja esimerkillään.

Siisteys ja työturvallisuus korostunut

Suomessa on noin 2300 sertifioitua yritystä (ISO 9001). Auditoijat vierailevat Suomen siisteimmissä yrityksissä. Näin väitän. Auditoijan silmä on tottunut näkemään priimaa. Poikkeamia löytyy, vaikka esimerkiksi palo- tai työsuojelutarkastaja ei ole saanut raporttiinsa mitään huomautettavaa. 

Itse pidän tätä siisteysasiaa ja sen painotusta pelkästään hyvänä asiana. Olemme kansakuntana ikävä kyllä vähän slaavilaisia. Rojua ja tavaraa alkaa kertyä nurkkiin. Siisteyden ja järjestykseen kehittämiseen on 5S-menetelmä toimiva työkalu. Dokkari.fi -verkkopalvelusta voit ladata ilmaiseksi kumppanimme Tehos Ltd:n 5S-oppaan.

Poikkeamien analysointi ja johtopäätökset

”Organisaation on analysoitava ja arvioitava seurannasta ja mittauksista saatua soveltuvaa tietoa.” Näin sanoo standardi. Ja tätä odottavat auditoijat.

Tämä on rasti, jonka ääreen kannattaa pysähtyä. Miten opimme yhdessä virheistä? Saammeko vietyä tarvittavat muutokset jämäkästi ja vaikuttavasti arjen toimintoihin? Kun laatupäälliköllä ja prosessinomistajilla on aikaa ja osaamista paneutua asiaan, niin hyvää jälkeä alkaa syntyä. Analysoinnin tuloksista pitää osata myös viestiä vaikuttavasti henkilöstölle.

Henkilöstön koulutus ja tietoisuus

Ikävä kyllä tämä osio on jäänyt auditoinneissa vähemmälle painotukselle. Vai onko syynä se, että näissä minun asiakasyrityksissä tämä asia on ollut hyvällä mallilla?

Itse pidän tätä henkilöstön laatuosaamisen peruskoulutusta kovassa arvossa. Bitti ei osaa hypätä automaattisesti intranetin dokumentaatiosta duunarin kypärän alle.

Henkilöstön osaaminen tulee olla määriteltynä tehtäväkohtaisesti. Tähän asiaan löytyy ratkaisu usein Excel-taulukon matriisista, joka toimii samalla työkaluna uusien koulutusten suunnittelussa.

Yhteenveto

Junani on juuri saapunut Siilinjärvelle. Tämä on entisen pääministerimme Jyrki Kataisen kotikylä. Voisin sanoa Jykän sanoin: ”ISO 9001 uudistus on fantastinen asia.” Uskotteko minua?

Tässä vaiheessa haluan kiittää myös VTT:n ja Bureau Veritaksen osaavia ja kokeneita auditoijia. Tuotte oman asiantuntevan panoksenne suomalaisten yritysten kilpailukyvyn kehittämiseen.


Lataa ilmainen opas ISO 9001:2015

Siirry lataamaan oma oppaasi tästä linkistä.


Blogin kirjoittaja

Blogin kirjoittaja on Ceriffi Oy:n toimitusjohtaja ja laadun sekatyömies.

Sähköposti: mikko.kettunen@ceriffi.fi

Puhelin 045-164 5778