13.11.2013 klo 10:41

Kokemuksia FPC-järjestelmän rakentamisesta

Teräskokoonpanoille CE-merkintä on pakollista 1.7.2014 alkaen. Olen saanut olla auttamassa vuokrattuna projektipäällikkönä muutamaa rakennusalan ja metallialan yritystä FPC-manuaalin (Factory Production Control) laatimisessa.

Tässä blogissa yritän kiteyttää projektien kulun ja jakaa muutamia käytännössä opittuja neuvoja.

Mistä homma on käynnistynyt?

Yritys on itse tiedostanut CE-merkinnän tarpeen, tunnistanut tuotantoon liittyvät harmonisoidut tuotestandardit ja arvioinut omia henkilöresurssejaan asian käynnistämiseksi.

Edellä mainitun pohdinnan jälkeen yritys on päätynyt ratkaisuun, jossa he tarvitsevat ulkopuolista tahoa järjestelmän rakentamiseen, dokumentoinnin järjestämiseen ja henkilöstön kouluttamiseen.

Alkupalaveri, tehdaskierros ja prosessikartta

Projektit on polkaistu aina käyntiin samalla kaavalla. Aluksi yritysjohdolle ja avainhenkilöille on esitelty projektisuunnitelma, pidetty lyhyt 1-2 tunnin perehdytys CE-merkintään liittyvistä asioista ja tutustuttu tuotantoon.

Ennen aloituspalaveria on useinkin jo käyty toimitusjohtajan, laatupäällikön tai laatuvastaavan kanssa läpi yrityksen toimintoja ja laadittu prosessikartta. Tämä prosessikartta on päivitetty aloituspalaverissa ja nimetty prosesseille vastuulliset henkilöt.

Aloituspalaveri päättyy siihen, että prosessinomistajien kanssa sovitaan haastatteluajat. Prosessinomistajille useinkin annetaan pieni valmistelutehtävä.

Etenemisjärjestys

Pääperiaate järjestelmien rakentamisessa on ollut se, että työt tehdään tässä järjestyksessä:

  • prosessikartta
  • prosessinomistajien nimeäminen
  • sähköisen dokumentointijärjestelmän käyttöönotto
  • ydin- ja tukiprosessien kuvaaminen
  • ISO 9001 standardin ja/tai tuotestandardien (esim. EN 1090) vaatimusten huomioiminen
  • dokumenttien ja tallenteiden hallinta
  • pätevyyksien varmistaminen
  • henkilöstön laatuinfot ja koulutukset
  • asiakaspalautteen ja poikkeamien käsittely
  • alihankinnan hallinta
  • asiointi ilmoitetun laitoksen kanssa
  • suoritustasoilmoitukset ja CE-merkinnän kiinnittäminen

Miksi edellä kuvattuun järjestykseen on päädytty? Kokemus on opettanut, että kannattaa aloittaa perustuksista eli prosessien kuvaamisesta. Jos yritys syöksyy suoraan lukemaan tuotestandardia ja niiden viitestandardeja, niin kokonaisuus hämärtyy. Todennäköisesti kenelläkään ei ole käsitystä siitä, kuka vastaa mistäkin asiasta.

Periaate on siis: isot asiat ensin, sitten pienet mutta tärkeät yksityiskohdat kuntoon.

Prosessien kuvaaminen

Ulkoistettuna projektipäällikkönä olen kuvannut yrityksen prosessit haastattelemalla nettikokouksessa prosessinomistajia. Tällaisten netti-istuntojen kesto on ollut 30-60 min/kerta. Näiden haastattelujen tuloksena syntyy prosessien kuvaukset ja tarvittavat prosessikaaviot.

Etuna netti-istunnoissa on mm seuraavat seikat:

  • nopea ja helppo järjestää
  • kustannustehokas
  • helppo löytää avainhenkilöille 45 min aika kalenterista
  • mahdollistaa yhdessä työskentelyn
  • syntyneet tulokset heti nähtävissä

Prosessien kuvaamisen yhteydessä on jo yhdessä tunnistettu tuotestandardien vaatimuksia ja useinkin jo tässä vaiheessa syntyy dokumenttien ja tallenteiden hallinnan ”aputaulukko ver 1.0”.

Kun prosessit on kuvattu, niin tässä vaiheessa voidaan pitää lyhyt yhteispalaveri. Tällöin syntyy keskustelua avainhenkilöiden kesken ja realistinen käsitys siitä, miten projekti voidaan viedä maaliin saakka. Palaveri voi sisältää lyhyen 1-2 h koulutusosion.

Tuotestandardin vaatimukset

Tuotestandardien vaatimusten huomioiminen on nyt tässä vaiheessa jo paljon helpompaa, koska prosessit on kuvattu ja alustava käsitys on olemassa myös dokumenttien ja tallenteiden hallinnasta.

Tuotestandardin vaatimukset ja vastuu näistä asioista lankeaa useinkin suunnittelijalle, tuotantopäällikölle ja työnjohdolle. Ulkoistettuna projektipäällikkönä autan yritystä laatimalla FPC-järjestelmän rakenteen, opastan löytämään oikeat ja oleelliset kohdat tuotestandardista sekä neuvon dokumentoimaan asiat oikeaan paikkaan sähköisessä järjestelmässä.

Hitsauksesta vastaavat koordinaattorit hoitavat omat pätevöitymiset itsenäisesti. Yritys vastaa tuotantohenkilöstön koulutusten järjestämisestä usein oman alueensa oppilaitosten kanssa.

Alustavat hitsausohjeet (pWPS) ja lopulliset hitsausohjeet syntyvät ostetun hitsauskoordinaattorin toimesta tai yrityksen omin.

Dokumenttien hallinta ja pätevyyksien varmistaminen

Dokumenttien hallinta voidaan hoitaa yrityksen omien järjestelmien avulla tai hyödyntämällä jotakin nimenomaan laatudokumenttien hallintaan tarkoitettua sovellusta.

Jos yrityksessä on käytössä tuotannonohjauksen ohjelmisto (ERP), niin osa tallenteista syntyy automaattisesti sinne.

Pätevyyksien hallinnassa varsinkin hitsareiden luokat ja pätevyydet on kätevintä hoitaa erillisellä kaupallisella ohjelmalla tai räätälöidyllä Excel-taulukolla.

Henkilöstön laatuinfot

Lyhyet, napakat, vuorovaikutteiset noin 2-3 tunnin henkilöstöinfot ovat tarpeen, että saadaan pääviestit läpi koko henkilöstölle. Tämä tapahtuma on ”virallinen hetki”, jolloin lanseerataan järjestelmän käyttöönotto koko yrityksessä.

Minun roolini on kertoa laadunhallinnasta yleisesti ja tuotestandardin vaatimuksista. Iso osa koulutusta on innostamista ja kannustamista. Jokaisella työntekijällä on vastuita ja oikeuksia. Jokaisella työntekijällä on oikeus kehittää yrityksen toimintoja.

Turhaa ja usein puuduttavaa kalvosettiä ei kannata näihin hetkiin ladata. Kun asiat on kuvattu sähköiseen järjestelmään, niin jokaisella työntekijällä on mahdollisuus tutustua aineistoon omatoimisesti tai erityisen perehdytyksen yhteydessä.

Tosiasiassa olen jo projektipäällikkönä kohdannut usean työntekijän matkan aikana. Useat heistä ovat ehkä jo varhaisessa vaiheessa osallistuneet ohjeistuksen laatimisen.

Yrityksen johdon rooli on kertoa omin sanoin yrityksen tavoitteet, laatupolitiikka ja ilmaista johdon sitoutuminen laatuasioihin.

Asiakaspalautteet, poikkeamat ja henkilöstön kehitysideat

Henkilöstön infossa on kerrottu periaatteet asiakaspalautteen, laatupoikkeamien ja kehitysideoiden käsittelyyn.

Olipa käytössä sähköinen järjestelmä tai paperilomakkeet, niin tämä asia vaatii motivointia ja kannustusta. Kun yritykseen saadaan toimiva kuvio näiden asioiden kirjaamiseen, niin päästään kiinni euroihin. Viimeistään tämä on se vaihe, jolloin laatujärjestelmän hyödyt huomataan. Kun yrityksen johto käsittelee saamansa palautteet nopeasti ja jämäkästi, luo se uskoa henkilöstöllekin, että asiat otetaan tosissaan.

Mitä enemmän yrityksen henkilöstö tekee järkeviä ja toteutuskelpoisia kehitysideoita, sitä varmempaa on yrityksen menestyminen ja uudistumiskyky tulevaisuudessa.

Alihankinnan hallinta

Jo prosessien määrityksen yhteydessä on huomattu, onko tämä asia kunnossa vai ei. Mikäli alihankkijasuhteita on aiemmin hoidettu tyylikkäästi, on tämä helppo rasti. Jos alihankkijoiden kanssa yhteisiin prosesseihin ei ole panostettu, on tässä nytkin paljon työtä edessä.

Suositukseni on se, että alihankkijan kanssa yhdessä kuvataan tilaus-toimitusprosessi. Suosittelen myös alihankkijan mukaan ottamista yrityksen laatuinfoihin.

Toiminnan laajuudesta riippuen tähän alihankkijayhteistyöhön kannattaa panostaa. Tosiasia on kuitenkin se, että oma pesä on helpompi laittaa kuntoon kuin naapurin pesä.

Kaikille kriittisille alihankkijoille suosittelen toimittaja-auditoinnin tekemistä jossain vaiheessa. Tässä vaiheessa voin olla itse mukana opastamassa auditoinnin suorittamisessa.

Asiointi ilmoitetun laitoksen kanssa

Tätä kirjoitettaessa olen asioinut ilmoitetun laitoksen kanssa vain 1 asiakkaan asioissa. Tällä yrityksellä rakennustuotteiden CE-merkintä tuli ajankohtaiseksi 1.7.2013.

Metallialan asiakkaillani asia on edessä nyt piakkoin tai he ovat jo itse hoitaneet asiat kuntoon.

Suoritustasoilmoitukset ja CE-merkintä

Suoritustasoilmoitukset kannattaa yrittää laatia tuoteperheen ympärille. Tämä vähentää dokumentaatiota.

CE-merkintään liittyviä dokumentteja voi hyvinkin kertyä runsaasti. Näin jälkiviisaana voin antaa ohjeen: Laadi suoritustasoilmoitus ja CE-merkinnän dokumentit jo heti prosessien kuvaamisen jälkeen. Ne ovat ne lopulliset ”tulokset”, joilla todistat asiakaskunnalle, että CE-merkinnän vaatimukset on täytetty. Tämä harjoitus opettaa tuoteperheajattelua, dokumentinhallintaa ja realismia.

Muista juhlia lopuksi

Me suomalaiset(kin) kaipaamme kiitosta työstämme. Palkitse itseäsi ja henkilökuntaasi.

Tämä välietappi on kuitenkin vain laatutyön alku. Tästä alkaa prosessien tehostaminen ja kilpailukyvyn ylläpito. Kun pohjatyö on tehty hyvin, on laatujärjestelmä aktiivisessa käytössä. Ja tuloksia ja kehittymistä voidaan mitata euroilla!

Ota yhteyttä, jos yhteistyö kiinnostaa.


Alkuperäinen julkaisu: Sunnuntai 6.10.2013 klo 14:21 - Mikko Kettunen, Laadun sekatyömies

Copyright © Ceriffi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään.