8.5.2015 klo 13:21

ISO 9001:2015 standardi ja laadunhallinnan ”ISO kuva”

   

Hyvät fibat

Laadun sekatyömiehen mieli värisee nyt positiivisella tavalla. ISO 9001:2015 standardin muutos on iso askel parempaan suuntaan. Siinä paperissa on järkeä. Kerron tässä blogissa lyhyesti niistä kokemuksistani ja pienistä oivalluksista, mitä olen yhdessä asiakkaideni kanssa kokenut. Kuvaan myös hieman työmenetelmiäni. Jospa se innostaisi sinuakin ostamaan palveluja yksinkertaiselta laadun sekatyömieheltä.

5 erilaista yritystä

Olen saanut olla auttamassa viittä eri yritystä ISO 9001:2015 (laatu) ja ISO 14001:2015 (ympäristö) laadinnassa. Yksi yritys on jo maalissa ja sertifikaatti on kohta seinällä. Tämä yritys on Joensuun CNC-Machining Oy. On muuten kovan luokan koneistamo. Heidän kokemukset palveluistani voit lukea tämän linkin takaa. Muita yrityksiä en nyt tässä mainitse, vaan kerron yleisellä tasolla työmenetelmistäni. Osalle yrityksiä laadimme vain ISO 9001 paketin kuntoon, osan kanssa työstimme myös ISO 14001 ympäristöjärjestelmän asiat kuntoon. Tein töitä yrityksissä vuokrattuna projektipäällikkönä.

Iso kuva kuntoon

Pikkuserkkuni valmentajavelho Raimo Summanen on useasti linjannut valmennustaan korostamalla ”ison kuvan” merkitystä jääkiekossa. Sama pätee laadunhallinnassa. Laadunhallinnan iso kuva rakentuu mielestäni seuraavista elementeistä:

  • selkeä prosessikartta
  • tavoitteet kirkkaaksi
  • menetelmät tavoitteiden saavuttamiseksi
  • mittarit seurannalle
  • simppeli dokumentaatio
  • porukat mukaan kehittämiseen

Kuulostaako liian yksinkertaiselta? Missä ovat ne standardin vaatimat asiat ja muutokseen liittyvät yksityiskohdat?

Minä en sotkisi ”lillukanvarsitason” teknistä standardijargonia isoon kuvaan. Vertaan asiaa luotettavaan autoilijaan. Tekeekö autoilijasta luotettavan kuljettajan se, että hän osaa noudattaa liikennesääntöjen jokaista pykälää ja pilkkua? Minun mielestäni ei tee. Autoilijasta tekee hyvän kuskin se, että hän tuntee liikennesäännöt ja osaa huomioida säännöt liikenteessä. Varautuminen ajokeliin, oman auton hallinta, ennakointi, turvallisuuden huomioiminen ja muut asiat tekevät hänestä luotettavan kuskin. Sama pätee laadunhallinnassa. Tykkään sanoa, että ymmärrykseni ei riitä niille, jotka käyttävät kaiken aikansa standardin kanssa rakasteluun. Se on loputon leikki, joka ei johda huipputuloksiin.

Prosessit kuntoon

Selkeä prosessikartta on kuin talon pohjapiirustus. Jokainen saa siitä selvän ja ymmärtää sen. Kerran yksi asiakkaani kysyi minulta, että pitääkö joka tuotteelle rakentaa oma prosessikartta? Vastasin, että ei tarvitse. ”Laadimme sellaisen prosessikartan, että sillä voi rakentaa tuotteita leikkimökistä lentokoneeseen.”

Kun prosessikartta on valmiina, niin syöksymme kuvaamaan prosesseja. Itse suosin sanallisia prosessikuvauksia. Joskus piirrämme uimaratakaavioita. Riittävälle tasolle viedyt prosessikuvaukset mahdollistavat prosessien kehittämisen, koska työn tekemisen vaiheet on kirjallisessa muodossa. Kunnolliset prosessikuvaukset toimivat apuna esimerkiksi perehdyttämisessä.

Tavoitteet kirkkaiksi

Uudistuva ISO 9001:2015 standardi sanoo tavoitteista näin:

”Organisaation tulee asettaa laatutavoitteet oleellisille toiminnoille ja prosesseille.

Laatutavoitteiden tulee:

  1. olla johdonmukaisia laatupolitiikan kanssa
  2. olla mitattavia
  3. olla oleellisia huomioiden tuotteet ja palvelut sekä niihin liittyvä asiakastyytyväisyys
  4. olla havaittavissa ja mitattavissa
  5. olla viestittävissä
  6. olla ylläpidettävissä tarpeen mukaan”

Itse tykkään käyttää tavoitteiden asettamiseen tasapainotettua tulosmittaristoa (BSC, Balanced Scorecard) ja sen viitekehystä.

BSC-mittariston avulla visio ja strategia voidaan muuttaa tavoitteiksi, mittareiksi ja toimintasuunnitelmiksi.

Tasapainotettu mittaristo sisältää neljä näkökulmaa: 1) Taloudellinen näkökulma, 2) Asiakasnäkökulma, 3) Sisäisten prosessien näkökulma ja 4) Oppimisen ja osaamisen näkökulma. Lisätietoa BSC:stä löydät aiemmasta blogistani

Edellä mainitut asiat saattavat kuulostaa vaikeaselkoisilta. Mutta usko minua. Ne eivät sitä ole, kun käydään työhön käsiksi. Tyypillisesti ensimmäisen kierroksen työpaja kestää 1-2 tuntia. Ja oleellisimmat tavoitteet on asetettu ja mittarit määritetty.

Tavoite ilman menetelmää on julmaa

“A goal without a method is cruel.” Tavoite ilman menetelmää on julmaa. Näin sanoi laatuguru Deming aikoinaan. Kun tavoitteet on määritetty, niin on aika siirtyä kuvamaan ne menetelmät, joilla tavoitteet saavutetaan. Tällöin sovitaan myös tavoitteiden seuranta ja vastuuhenkilöt asialle. Ceriffi Oy tarjoaa seurantaan myös omaa älypuhelimessa toimivaa Ceriffi CheckTM –sovellusta. Jos asiakas haluaa, niin sen avulla voidaan kartoittaa esimerkiksi hukkatyön määrää tai seurata laatupoikkeamia.

Simppeli dokumentaatio

Olen ”koeajanut” nykyisten asiakkaideni kanssa uutta dokkaripankkia. Olen kääntänyt jo vuosi sitten ISO 9001:2015 draftin oleellisimmat kohdat suomeksi. Filosofiani on, että varsinainen perinteinen laatukäsikirja on selkeä ”selkäranka”, jossa on kuvattu yleiset asiat. Suurin viisaus asuu selkeästi nimetyissä ja helposti ylläpidettävissä dokkareissa (liitteissä ja dokumenteissa).

Miksi tällainen ratkaisu? Käytäntö on osoittanut, että paksua proosaa ei lueta. Tai ainakaan lihaa syövät suomalaiset miehet eivät sitä kovin helpolla lue. Miksi vaivautua kirjoittamaan paksua opusta vain ja ainoastaan auditoijasetiä ja -tätejä varten?

Selkeä kansiorakenne, jotta tieto löytyy aina 30 sekunnissa. Lyhyet kuvalliset työohjeet on aina rautaa! Selkeät tarkastuslistat ja lomakepohjat toimivat käytännössä. Hyvä perehdytysohje ohjaa perehdyttäjää ja perehdytettävää. Yksinkertainen on kaunista!

Minulla on dokkaripankissani iso läjä valmiita mallipohjia, joita on helppo hyödyntää. Pääsemme heti kiinni asiaan ja sisällön tuottamiseen. Aika ei mene lomakkeiden kanssa värkkäämiseen.

Porukat mukaan kehittämiseen

Jätin tämän kohdan blogissa viimeiseksi. Oikeasti se pitäisi olla tämän blogin ensimmäinen kappale.

Minulla on hyvät fibat liikkeellä, kun pidän henkilöstökoulutuksia. Aistin, että niin on kuulijakunnassakin. Laatukoulutusten pitää olla vuorovaikutteisia hetkiä. Toteutan henkilöstökoulutukset lyhyesti ja napakasti. 2-3 tunnin työpajassa saadaan hyvin hoidettua yleinen sivistävä osuus (esim. laadunhallinnan perusteet), tavoitteiden esittely ja henkilöstön kehitysideoiden käsittelykin.

Henkilöstökoulutukset ovat yksi tärkeä vaihe sitouttaa henkilöstö mukaan kehitystyöhön ja muutokseen. Tyypillisesti koulutuksissa löytyy loistavia ja helposti toteutettavia ideoita, jotka eivät ole kiinni rahasta. On yhdessä tunnistettu kehityskohde ja etsitty siihen ratkaisukeino.

Sisäinen auditointi on toinen foorumi, jossa henkilöstö on pääosassa. Itse suosin sisäisissä auditoinnissa toteutusmallia, jossa henkilöstön aidoilla haastatteluilla on iso rooli. On korkealentoista sanoa, että ”työntekijä hehkuu”, kun hän kuvaa omaa työtään ja siihen liittyviä haasteita. Mutta näin on usein tilanne. Kertoessaan työstään työntekijä esittää selkeitä parannuskohteita, jotka tekisivät työstä tehokkaampaa ja laadukkaampaa. Kun nämä havainnot kirjataan raporttiin ja laitetaan rivakasti täytäntöön, niin polku jatkuvalle parantamiselle on helpompi kulkea.

5S on Japanissa kehitetty työpaikkojen organisointiin ja työmenetelmien standardointiin keskittyvä menetelmä, jonka tavoitteena on kasvattaa työn tuottavuutta. Tällä menetelmällä on kysyntää varsinkin tuotannollisissa yrityksissä. Sen etuna on se, että se koskettaa usein jokaista työntekijää. Parantuneen siisteyden ja järjestyksen ansiosta työviihtyvyys ja työn tuottavuus kohoavat nopeasti. Tulokset näkyvät arjessa. Tässä lisää tietoa 5S-menetelmästä

Tulokset

Sertifikaatti seinällä on yksi tulos. Se lämmittää aina. Sitä pitää vähän juhliakin.

Parhaat tulokset saadaan kuitenkin pitkäjänteisellä työllä. Laatujärjestelmän laatimisvaiheessa on hyvä juosta kuin pikajuoksija. Napakka rykäisy, jotta perusasiat saadaan kuntoon. Sen jälkeen alkaa maratonin juokseminen. Pitää olla sinnikäs ja pitkäjänteinen, jotta pääsee yhdessä porukalla maaliin saavuttaen asetetut tavoitteet.

Kertomuksen jatko: osa 2

Kirjoitan seuraavassa blogissani enemmän ISO 9001:2015 uudistuksen vaikutuksesta dokumentointiin. Toivottavasti löysit tästä blogista joitakin ideoita oman yrityksesi laatutyöhön. Voit seurata Ceriffi Oy:tä myös Twitterissä @Ceriffi_Oy ja https://twitter.com/Ceriffi_Oy.

Lataa ilmainen opas ISO 9001:2015

Siirry lataamaan oma oppaasi tästä linkistä.

Blogin kirjoittaja

Blogin kirjoittaja on Ceriffi Oy:n toimitusjohtaja ja laadun sekatyömies.

Sähköposti: mikko.kettunen@ceriffi.fi

Puhelin 045-164 5778